Informativa privacy – Iscrizione soci e newsletter

Informativa resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR).

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

A.I.R.A. ODV – Associazione Italiana Reum Amici
Sede: Viale Pavia, 26 – 26900 Lodi (LO)
Telefono: 0371 432734
E-mail: aira@reumatoide.it
PEC: associazionereum@legalmail.it

2. Dati personali trattati

Nell’ambito della domanda di iscrizione e del rapporto associativo, A.I.R.A. ODV può raccogliere:

• dati anagrafici e di contatto;
• codice fiscale, indirizzo e dati necessari all’identificazione;
• informazioni contenute nella domanda di ammissione;
• dati relativi al pagamento della quota associativa;
• dichiarazioni di accettazione dello Statuto e dei regolamenti;
• eventuali informazioni relative alla patologia reumatologica o autoimmune, comunicate volontariamente dall’interessato;
• per i minorenni, dati identificativi e di contatto del genitore o tutore;
• preferenze relative all’iscrizione alla newsletter.

3. Finalità e basi giuridiche

Gestione della domanda e del rapporto associativo

I dati anagrafici e di contatto sono trattati per:

• ricevere e valutare la domanda di ammissione;
• sottoporre la domanda al Consiglio direttivo;
• comunicare l’accoglimento o il rigetto della domanda;
• iscrivere il socio nel libro degli associati;
• gestire la quota associativa;
• inviare comunicazioni necessarie alla vita associativa;
• adempiere agli obblighi amministrativi, contabili e di legge;
• organizzare assemblee, attività e servizi rivolti ai soci.

Il trattamento è necessario per dare seguito alla domanda dell’interessato, gestire il rapporto associativo e adempiere agli obblighi di legge, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere b) e c), del GDPR.

Informazioni relative alla patologia

L’indicazione della patologia è utilizzata per:

• registrare correttamente il profilo associativo;
• conoscere, in forma statistica, il numero di soci interessati dalle diverse patologie;
• programmare attività, iniziative e progetti coerenti con le esigenze degli associati;
• rappresentare in forma aggregata le necessità dei pazienti nei rapporti con ospedali, istituzioni ed enti sanitari;
• elaborare dati statistici anonimi, dai quali non sia possibile identificare le singole persone.

I dati relativi alla salute sono trattati esclusivamente con il consenso esplicito dell’interessato, ai sensi degli articoli 6, paragrafo 1, lettera a), e 9, paragrafo 2, lettera a), del GDPR.

L’eventuale rifiuto di comunicare la patologia non impedisce di presentare la domanda di iscrizione ad A.I.R.A. ODV, ma non consente all’Associazione di registrare il socio come persona con patologia né di utilizzare tale informazione per le finalità indicate.

L’accesso a progetti o contributi riservati, tra cui Sostegno Reum Amico, è disciplinato da regolamenti e moduli separati. L’indicazione della patologia nel modulo di iscrizione non costituisce domanda di partecipazione, non determina automaticamente il diritto a contributi e non sostituisce la documentazione richiesta per il singolo progetto.

Newsletter e comunicazioni informative facoltative

Soltanto con un consenso separato e facoltativo, l’indirizzo e-mail può essere utilizzato per inviare newsletter e comunicazioni informative relative ad attività, iniziative, eventi e progetti di A.I.R.A. ODV.

La base giuridica è il consenso dell’interessato, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), del GDPR.

Il mancato consenso alla newsletter non impedisce l’iscrizione all’Associazione. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento mediante il collegamento presente nelle comunicazioni ricevute oppure scrivendo ad aira@reumatoide.it.

La revoca non pregiudica la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca.

4. Dati obbligatori e facoltativi

I campi contrassegnati come obbligatori sono necessari per identificare il richiedente, valutare la domanda e gestire il rapporto associativo. Il loro mancato conferimento impedisce l’invio o la corretta valutazione della domanda.

L’indicazione della patologia e l’iscrizione alla newsletter sono facoltative e richiedono consensi specifici e separati.

5. Iscrizione dei minorenni

La domanda di iscrizione di un minorenne deve essere presentata dal genitore esercente la responsabilità genitoriale o dal tutore.

Il genitore o tutore dichiara di essere autorizzato a presentare la domanda e, quando necessario, esprime il consenso al trattamento dei dati relativi alla salute del minorenne e all’eventuale iscrizione alla newsletter.

6. Modalità del trattamento e sicurezza

I dati sono trattati con strumenti cartacei e informatici, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza e riservatezza.

A.I.R.A. ODV adotta misure organizzative e tecniche adeguate a proteggere i dati da perdita, accesso non autorizzato, uso illecito, modifica o divulgazione.

Le informazioni relative alla salute sono accessibili esclusivamente alle persone autorizzate che ne abbiano effettiva necessità per lo svolgimento delle attività associative.

7. Modulo di iscrizione online e fornitori dei servizi

La domanda online viene raccolta mediante Google Forms/Google Workspace.

I dati possono essere trattati, per conto di A.I.R.A. ODV, da fornitori di servizi informatici, posta elettronica, archiviazione, assistenza tecnica e invio delle newsletter, nominati responsabili del trattamento quando previsto dall’articolo 28 del GDPR.

Il modulo e gli archivi collegati non sono destinati alla consultazione pubblica e l’accesso è riservato alle persone autorizzate dall’Associazione.

8. Destinatari dei dati

I dati possono essere comunicati, limitatamente a quanto necessario, a:

• componenti del Consiglio direttivo e persone autorizzate da A.I.R.A. ODV;
• consulenti amministrativi, fiscali o legali;
• fornitori di servizi informatici, archiviazione e posta elettronica;
• fornitori del servizio di newsletter;
• enti pubblici o autorità, quando la comunicazione sia prevista dalla legge.

I dati personali non sono venduti e non sono diffusi pubblicamente.

Le statistiche eventualmente comunicate a ospedali, istituzioni o altri enti sono presentate in forma anonima e aggregata, senza nomi o informazioni che permettano di identificare i singoli soci.

9. Trasferimento dei dati fuori dallo Spazio economico europeo

L’utilizzo di servizi informatici forniti da soggetti internazionali può comportare il trattamento dei dati anche al di fuori dello Spazio economico europeo.

In tali casi, il trasferimento avviene nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR, sulla base di decisioni di adeguatezza, del Data Privacy Framework UE-USA, quando applicabile, oppure mediante le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea e le ulteriori garanzie previste dalla normativa.

10. Periodo di conservazione

I dati sono conservati secondo i seguenti criteri:

• le domande accolte e i dati necessari alla gestione del rapporto associativo sono conservati per tutta la durata dell’iscrizione e successivamente per il periodo necessario ad adempiere agli obblighi di legge;
• i dati amministrativi e contabili sono conservati per i termini previsti dalla normativa;
• le domande non accolte o non completate sono conservate soltanto per il tempo necessario alla loro valutazione e alla gestione di eventuali contestazioni;
• le informazioni relative alla patologia sono conservate fino alla revoca del consenso o fino a quando siano necessarie per le finalità dichiarate, salvo la conservazione di dati definitivamente anonimizzati;
• i dati utilizzati per la newsletter sono conservati fino alla revoca del consenso o alla richiesta di cancellazione.

Alla scadenza dei periodi necessari, i dati sono cancellati o resi definitivamente anonimi.

11. Revoca del consenso

Il consenso al trattamento delle informazioni relative alla salute e quello relativo alla newsletter possono essere revocati in qualsiasi momento scrivendo ad aira@reumatoide.it.

La revoca del consenso relativo alla patologia comporta la cancellazione di tale informazione dagli archivi associativi, salvo eventuali obblighi di legge o necessità di tutela di un diritto. Rimangono utilizzabili le statistiche già rese definitivamente anonime e non più riconducibili all’interessato.

12. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare i diritti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR e, in particolare, chiedere:

• l’accesso ai propri dati;
• la rettifica dei dati inesatti;
• la cancellazione, quando consentita;
• la limitazione del trattamento;
• la portabilità dei dati, quando applicabile;
• l’opposizione al trattamento;
• la revoca dei consensi prestati.

Le richieste possono essere inviate a:

aira@reumatoide.it
oppure
associazionereum@legalmail.it

L’interessato ha inoltre il diritto di presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità indicate sul sito www.garanteprivacy.it.

13. Decisioni automatizzate

I dati non sono utilizzati per decisioni basate esclusivamente su trattamenti automatizzati né per attività di profilazione commerciale.

La decisione relativa all’ammissione del socio è adottata dagli organi associativi secondo quanto previsto dallo Statuto.

14. Aggiornamenti dell’informativa

A.I.R.A. ODV può aggiornare questa informativa in caso di modifiche normative, organizzative o relative ai servizi utilizzati.

Ultimo aggiornamento: settembre 2026.